为了充分发挥公文在学院管理工作中不可替代的重要作用，规范公文办理程序，提高公文质量、管理水平和办事效率，根据《国家行政机关公文处理办法》的要求，结合我院实际情况，特制定本办法。

一、总则

1．行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2．公文处理工作应当准确、及时、安全，要严格遵守保密制度，对机密文件应妥善管理，对尚未公布的文件，不得向外传播。

3．学院办公室是学院行政公文处理工作的管理机构，主管学院行政公文处理工作，并负责指导各系（部）的公文处理工作。

4．学院各单位负责人应当高度重视，并指定专人负责本部门的日常公文处理工作。

二、公文种类

学院各单位应当根据其隶属关系和职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系正确选用公文种类。我院常用的公文种类主要有：

决议：用于经学院党委有关会议讨论通过的重大决策事项。

决定：用于对学院党政重要事项或重大行动作出安排；处分有关人员；撤销下级机关不适当的决定等。

意见：用于对学院党政重要问题提出见解和处理办法。

通告：用于学院党政机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通知：用于学院党政机关转发上级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；发布规章；传达要求下级机关、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免干部等。一般为下行文。

通报：用于学院党政机关表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况等的下行文。

请示：用于学院党政机关向上级机关请求指示、批准的上行文。

报告：用于学院党政机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关询问的上行文。

批复：用于学院党政机关答复下级机关请示事项的下行文。

函：用于学院机关之间、单位之间商洽工作、询问和答复问题，以及学院向无隶属关系的有关主管部门请求批准等的平行文。

会议纪要：用于记载学院党政会议主要精神和议定事项。

三、收文办理

1．收文办理指公文的签收、拆封、登记、签批、转呈、传递、承办、催办和办复等程序。

2．凡署名“东莞职业技术学院”签收的外来公文函件，均由办公室（以下简称“院办”）文管人员验收、拆封、填写收文登记表，统一编号。来文分阅件、办件，办件送院办负责人签批，转送院领导或相关单位。

3．上级机关直接寄到有关职能部门的公文以及外出参加会议带回的上级部门的公文，应将原样交院办统一编号、登记，按收文批办手续处理，不得积压或自行处理。

4．公文由院办负责人签批后送呈书记和院长阅批，送有关部门承办。公文的转呈、转送由院办文管人员直接与有关领导或部门交接，并做好登记。除上级急件外，院领导、各部门相互之间不得直接转送文件。

5． 各部门文管人员对院办传送的公文应核对签收、登记并及时送本部门负责人阅批和处理。如认为有误传或误批，应及时与院办联系，由院办根据情况再行确定处理办 法，各部门不得自行转送其它单位或拖延积压。需要几个部门共同阅处的公文，各部门应及时阅处和清退，以加快文件的传阅办理速度。

6．文件的承办部门要认真办理，及时答复；凡涉及多个部门的，主办部门要积极同相关部门协商，并根据协商意见单独或联合答复，并在备注栏内注明办复情况。

7．急件应随到随办，有限期的公文必须按期结办。急件分“特急”和“加急”两种。学院规定：要求一周之内必须办结的为“特急”，两周之内办结的为“加急”。

8．学院收文的催办工作主要由院办公室负责，各部门文管人员对本部门办理的收文也要进行经常性的催办。要特别注意一些限期办复公文的时限要求，杜绝公文的漏办或延误。

四、发文办理

1．发文办理的程序主要有：拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、用印等环节。

2．综合性文稿，如学院年度计划、总结等由院办拟稿；其余属职能部门业务范围内的文稿，由职能部门拟稿。

3．以“东莞职业技术学院”名义发送的公文，经承办单位负责人核稿签名，相关职能部门会签（含意见、姓名、时间）后，送院办审签。各单位送院办审签的文稿（含急件），最迟应于报送前三天送达。院办应尽快办理，不得延误。

4．经院办签审后的文稿，由院办文管人员分送分管院领导签批后，再报书记或院长签发。属日常工作性质的公文，亦可由院办负责人签发。未经院办签审的文稿，职能部门不能直接报分管院领导签发。

5．向上级部门报送的请示、报告，对内带全局性的重要事项的文件，对外办理重要事项的公文，均以“东莞职业技术学院”名义发文，盖“东莞职业技术学院”印。

6．文件的拟稿和签字一律用黑色或蓝色墨迹的钢笔（或签字笔，或毛笔）书写，且不得在文稿装订线外书写。

7．撰拟的文稿应逻辑严密，语言通顺，表达准确，字迹工整。

8．上报的公文，要在发文字号的同一行右端，标注签发人姓名。

9．公文主题词置于公文末页注释以下，抄送机关以上顶格写，公文的主题词最多不超过5个。标引顺序是先标类别词（反映公文主要类别）、再标类原词（反映公文具体内容的）、文种词（反映公文种类的）。每个主题词之间空一个字。

10．以“东莞职业技术学院”或“东莞职业技术学院办公室”名义的发文，均由院办统一编号，并用“东莞职业技术学院文件”和“东莞职业技术学院办公室文件”公文纸打印。以各职能部门名义发文，按规定自行编号。

11．以“东莞职业技术学院”或“东莞职业技术学院办公室”名义印发的公文，由院办负责打印、用印，主办单位负责校对、装订、分发，原稿（含附件）和一份打印件需留院办存档。

12．文件印制严格控制数量，能够传阅的须按传阅制度实施；能够在校园网上发送的须在网上进行；可行可不行的文杜绝行文，可利用相关工具或途径通知即可。

13．发文是公文运行的最后一道关口，要做好分发、登记、封袋、递送、清退等项工作。学院公文的寄发由主办单位负责。发文时要切实搞好登记工作。

五、立卷归档和保密

1．机关的公务文书，经过公文处理各个环节，办理完毕之后，应当立卷归档。学院每年的收文和发文，由院办于次年第一季度内统一整理、立卷、归档。各单位于当年末向院办清退所有由院办传递的公文，最迟不得超过次年的一月底。

2．公文处理应严格遵守保密制度，确保公文安全。各单位如需翻印上级部门的公文，须经院办主任或院领导签字同意。

3．本办法由学院办公室负责解释。

4．本办法自公布之日起实行。