第一章 总则

第一条 为了加强对学院各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、国家 教委《普通高等学校档案管理办法》（即“６号令”）、《高等学校档案实体分类法》与《高等教育档案工作规定》等法律、法规，结合学院实际，制定本规定。

第二条 学院档案是指建校以来在党政管理、教学、科研、以及其他各项活动中直接形成的有利用保存价值的各种不同形式的历史记录材料，包括文字、图表、声像、照片、实物等。它真实地反映了学院的发展历史沿革，是学院的宝贵财富。

第三条 档案工作是我院教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业，应把档案工作纳入自身整体发展规划，列入议事日程。学院加强对档案工作领导，进行综合管理。

第四条 学院综合室档案室（以下简称“档案室”）负责学院各类档案的指导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第五条 档案工作由分管学院办公室工作的院长领导，办公室下设综合档案室，由办公室主任负责具体领导，业务上受东莞市档案局监督、指导和检查。档案室应配备１－２名专职人员。

第六条 学院实行部门立卷归档制度。各部门应确定一名负责人分管档案工作，并配备１－３名兼职档案人员，具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交工 作，业务上受档案室的监督和指导。各部门兼职档案人员应保持相对稳定，如有变动应及时补上新的人员，并在学院档案室备案。

第七条 档案室的主要职责：

1. 宣传、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法令、法规和主管部门制定的有关规定、办法、细则，并完成上级部门下达的有关档案业务工作。

2. 负责规划、协调全院档案工作，并对学院各部门档案工作进行监督、指导和检查。

3. 制订和组织实施学院档案工作的计划、规章制度，加强档案工作规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。

4. 负责接收、征集、整理、分类、鉴定、统计和保管各类档案及有关资料。

5. 维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

6. 负责编制检索工具，开展档案编研工作，积极开发档案信息资源，进行档案信息交流，满足学院师生等人员的需要。

7. 负责学院各部门档案业务的指导、检查和监督工作，组织全院专、兼职档案人员的业务学习和培训。

8. 完成学院领导交办的其他有关档案工作。

第八条 各部门兼职从事档案管理的工作人员，均为学院兼职档案人员。职责如下：

1. 配合学院档案室贯彻执行国家关于档案工作、法规和政策及学院的档案工作管理制度。

2. 负责本部门文件材料的形成、积累、保管、整理和立卷归档等工作，保证文件材料完整、准确，并做好文件材料的安全和保密工作。

3．主动接受档案室的业务指导和监督检查，并按规定时间向档案室移交档案。

第三章 档案队伍建设

第九条 档案工作人员列入学院事业编制。学院按专、兼职人员相结合的方式建设档案队伍。

第十条 档案工作人员（含兼职档案人员）应坚持四项基本原则，坚持改革开放，认真执行党和国家有关政策及学院有关规章制度，忠于职守，严守纪律，热爱档案事业，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉本院历史和档案情况，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第十一条 各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。

第十二条 档案人员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家有关规定执行。

第四章 经费、库房和设备

第十三条 档案事业所需经费应列入学院预算，单列专款或统筹安排。

第十四条 遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，提供符合档案管理要求的档案工作用房，做到库房、阅文、办公三分开。

第十五条 学院要有计划地为档案室配置必要的设备，逐步实现档案管理现代化。

第五章 文件材料的归档、移交与接收工作

第十六条 不断建立健全归档制度，并纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，做到每一项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十七条 各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收、总结档案工作。

第十八条 各部门形成的文件材料由本部门负责归口立卷。各部门负责人应不断健全本部门的档案，并将需归档的材料及时移交本部门兼职档案人员，由兼职档案人员按文件材料自然形成规律及其内在联系进行整理，编排页号（或件号），填写卷内目录，装订成卷，定期向学院档案室移交。

第十九条 党政领导同志起草或阅完的学院文件材料由学院办公室按年度清理、归档。

第二十条 文件材料的归档范围

（一）党群类

主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

（二）行政类

主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务、出版及产品生产与科技开发等部门除外）工作中形成的文件材料。

（三）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和研究等活动形成的文件

材料。

（四）科研类

主要包括学院在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研

综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

（五）产品类

主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料。

（六）基建类

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（七）仪器设备类

主要包括学院的设备管理工作和各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的价值人民币5万元以上的仪器申购、验收、使用、维修、改造各个环节形成的不同载体文件材料，包括全套随机技术文件。

（八）出版类

主要包括学院编辑出版的学报、院报以及学术刊物等的原稿、审稿单、样书及出版发行记录等。

（九）外事类

主 要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、讲学、进修、留学、出境考察、合作研究及本院聘请的外籍、港澳台专家与教师（含客座教师）在教 学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务和招收境外留学生有关材料；本院涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关 文件材料。

（十）财会类

主要包括学院在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的凭证、帐簿、报表、工资清册等材料。

（十一）声像类

主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与本院有关的具有保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件。具体范围包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

（十二）实物类

主要包括学院在各项活动中形成或接受的纪念物品、证书、锦旗、奖状、题词手稿等实物。

（十三）人事档案类

主要包括个人的履历表、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历和学位、政治历史情况、党团材料、奖励材料、处分材料、录用、任免、聘用、工资等形成的材料。

（十四）学生档案类

主要包括学生个人登记表、学籍登记表、奖励处分、军训成绩、入党、入团、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情况调查表、体检表等相关材料。

（十五）校外来文类

指校外单位的来文，包括与我院各项工作密切相关、有重要参考指导作用的各类来文。

第二十一条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，用蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十二条 学院对教学研究成果、基建工程和精密、稀缺、贵重设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有主管业务部门的档案人员参加，并对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予上报成果，不予评奖。

第二十三条 个人在从事教学、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照相关规定向学院档案室移交，进行集中管理。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室以征集、代管等形式进行管理。对于个人向学院捐赠档案材料，学院视珍贵程度，给予奖励。

第二十四条 归档时间和档案交接手续

1. 各部门原则上应按年度立卷，每年3－5月为立卷时间，当年形成的档案应于翌年五月底前归档。

2. 基建和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。

3. 档案室接收档案时，应根据档案目录，与移交人共同清点。对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理签收手续。

第六章 档案的管理

第二十五条 学院档案是学院的重要财富，由学院档案室集中统一管理，任何部门或个人不得将档案视为私有。全院教职工都有保护档案的义务。鉴于库房及保管设备条件限制，院内设置档案保管分室的，分室的档案目录需交一份给学院档案室存查。

第二十六条 档案室应不断改进档案的保护条件，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学院要为档案保护工作提供必要条件。

第二十七条 档案库房应有严格的管理制度，要有防火、防盗、防虫、防尘、防潮、防霉、防高温、防光等设备；要调节好温湿度；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学院主管领导报告，及时处理。

第二十八条 学院各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。

1. 永久：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌的对学院和社会需要长远利用的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是学院制成的重要文件材料，二是上级领导部门针对本院所发的重要文件材料。

2. 长期：凡在相当长的时间内，学院需要查考利用的档案，列为长期保管。它包括学院产生形成的、上级领导部门及有关部门所发的与本院工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六至五十年左右。

3. 短期：凡在短期内学院需要查考利用的档案，列为短期保管，保管期限为十五年（含十五年）以下。

第二十九条 档案的鉴定与销毁

1. 开展档案鉴定工作，需由主管院领导、学院办公室主任、档案室工作人员、有关职能部门分管档案工作的负责人组成的鉴定领导小组对保密期限和保管期限已满及已达到开放期限的档案进行鉴定，作出处理决定。

2. 对需要销毁的档案进行造册，报主管院领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。

第三十条 档案的统计

1. 档案室应在年终对当年档案的收入、库存量、档案的利用等情况进行统计。

2. 依照有关规定和要求，向市档案局报送学院档案工作基本情况统计报表。

第七章 档案的利用与开放

第三十一条 积极开展档案的利用和编研工作，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十二条 对要求查阅、摘录、复制和借用档案等情况，按学院有关规定执行。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十三条 学院档案室建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对专、兼职档案人员在档案工作中为学院的教学、科研、行政管理服务及档案事业建设作出突出成绩者，学院给予表扬和奖励。

第三十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，学院将根据《中华人民共和国档案法实施办法》等相关规定予以处罚。

第九章 附则

第三十五条 本规定由学院办公室负责解释。

第三十六条 本规定自发布之日起执行。