为了加强和规范学院印章的管理，确保印章安全使用，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），结合学院实际，特制定本规定。
第一章 总则
第一条 本规定所指印章包括学院党委印章、学院印章、学院钢印、各系（院）、各部门的印章、各种业务专用章、学院领导手章等。
第二条 学院办公室（以下简称“院办”）是学院各类印章的综合管理部门；院内各单位办公室是本单位印章的管理部门。
第二章 印章的刻制、启用与停用
第三条 学院党委印章、学院印章和学院钢印分别由上级部门核定。
第四条 各系（院）、各部门的印章、各种业务专用章、院领导手章统一由院办根据国家和学校规定审核，报主管院领导批准后制发。任何单位和个人不得擅自刻制。
第五条 印 章刻制、启用程序：各系（院）、各部门向院办递交申请；院办主任审核，主管院领导同意；保卫部门人员凭院办介绍信到指定刻字社刻制；院办签发印章启用通知 后才能启用。院内临时机构原则上不得刻制印章，一些常设机构确需刻制印章，须由责任单位提出申请，报主管院领导审核，书记或院长签字同意后方可刻制。
第六条 院办对院内各单位刻制的印章要进行压印登记，学院其它单位也应对本单位印章进行压印登记。未经发文和压印登记的不准启用。如擅自启用造成后果的，学院将视情节给予处理。
第七条 单位更名、撤销，须及时将印章送交院办封存或销毁。对字迹已经模糊或缺损的印章要及时向院办申请更换。更换印章不再发启用通知。
第三章 印章的种类及使用范围
第八条 学院党委印章
学院党委印章名称为“中共东莞职业技术学院委员会”。用于以党委名义上报、下发、平送的文件、报表、公函、请柬、奖状、政审等。
第九条 学院印章
学院印章代表学院的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责。学院印章名称为“东莞职业技术学院”。用于以学院名义上报、下发、平送的文件、各类统计报表、公函、聘书、请柬、奖状、各类证书、合同、协议、科研项目申报书、职称申报表、各类证明、各类审批表等。
第十条 学院钢印
学院钢印名称为“东莞职业技术学院”。用于东莞职业技术学院的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、肆业证书、辅修证书、退休证等证件的照片压印等。
第十一条 各系（院）、各部门印章
学校所属的各系（院）、各部门印章不具有法人资格，一般仅限于校内使用，如需对外使用，须经分管院领导审核同意。
第十二条 业务专用印章
专用印章包括“财务专用章”、“图书馆专用章”等等，专用印章不能代表整个机构权力，只能用于印章上刊明的使用范围，超过这个范围不具有法律效力。
第十三条 学院领导手章
学院领导手章代表该领导的身份，是行使职务的标志，在一定范围具有规定的效力。院长手章用于毕业证书、学位证书、聘书、合同协议、有关报表、项目申报书等。
第四章 印章的使用程序
第十四条 使用各类印章都必须办理登记手续。用印单位先填写用印申请单，经主管领导审批、签字后，将审核后的文件交给监印人。监印人在用印时要了解用印内容，核实用印数量等相关信息，并填写用印登记表。
第十五条 校级公章
（一）以学院名义发出的公文、公函等，要有单位领导签字、主管院领导签发的拟文稿，方能使用学院印章。
（二）以学院名义发出的对外签订协议和合同书等文件，要经单位领导签名、主管院领导复审和学院法人代表签字同意后，方能使用学院印章。院办的监印人要留存一份归档备查。
（三）学院报表、聘书、请柬、奖状等须相关负责人审核签名，主管院领导复审，院长签字同意后，方可使用学院印章。
（四）个人有重要事项，须经所在部门提出申请或证明，加盖部门印章，报院办主任审核后，方可使用学院印章。
（五）校级公章的使用必须严格控制。凡能使用本部门印章的，不用校级公章。
第十六条 各系（院）、各部门印章用印时，由下属用印单位或个人提出申请，填写用印申请单，经该单位主要负责人签字同意后，方可使用该单位印章。
第十七条 严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上用章。因特殊情况需要的，须经主管院领导同意。
第五章 印章的管理
第十八条 院办负责学院各类印章的综合管理；院内各单位办公室负责本单位印章的直接管理。
第十九条 各单位负责人对本单位印章必须严格管理，并派专人（监印人）负责保管、使用和检查，且将监印人名单报院办。
第二十条 监印人必须亲自用印。监印人暂离岗位时，可临时委托办公室主任指定的其他人员监印。
第二十一条 各 单位的印章只限在办公室使用，原则上不借出使用。因公外出或特殊情况需借出使用时，必须经该单位领导批准，由监印人携章前往监印，用毕立即返还。校级印章 只限在院办内使用。遇到特殊情况（成批加盖不方便搬动的证书、报表、上级文件等）时，经院办主任批准，由监印人携带印章前往现场监印，用毕立即返还。
第二十二条 确属急件需在下班后及节假日用印，必须凭相关领导的审批意见用印，否则监印人可不予办理。
第二十三条 监印人要坚持原则，严格照章用印。凡不符合规定用印，监印人有权拒绝并向本单位负责人汇报。监印人不得擅自用印，违者承担相应的责任。
第二十四条 各单位监印人对本单位印章负有直接责任，单位党政负责人负有领导责任。平时印章随用随锁，下班后及节假日必须妥善保管，确保印章存放和使用安全。印章若遗失须立即向单位领导、院办及保卫处报告，并登报声明该印章作废。
第六章 附则
第二十五条 本规定的解释权归院办。
第二十六条 本规定自发布之日起施行。
